Cos'Castle - association Cosplay
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RÈGLEMENT INTÉRIEUR

le Lun 17 Sep 2018, 16:56
Merci de prendre le temps de lire ces statuts si vous souhaitez intégrer Cos'Castle. A votre prochaine participation à un événement, il vous sera demandé de signer une attestation de lecture.


RÈGLEMENT INTÉRIEUR
De l’Association : Cos’Castle



PRÉAMBULE
Le présent règlement intérieur est le règlement intérieur de l’Association suivante, soumise à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901 : Cos’Castle

Dont l’objet est le suivant :  Promouvoir et pratiquer le cosplay

Il est destiné à compléter les statuts de l’Association et à en fixer les divers points non précisés, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’Association.
Le présent règlement intérieur est transmis à l’ensemble des membres de l’Association, ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. Il s’applique à tous les membres, et est annexé aux statuts de l’Association.
Les dispositions du présent règlement intérieur doivent être interprétées à la lumière des statuts de l’Association. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.



TITRE I : MEMBRES DE L’ASSOCIATION



ARTICLE 1 – Adhésion de nouveaux membres
L’Association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres.
L’adhésion est libre et ouverte à tout postulant désirant y adhérer. Pour devenir un membre de l’Association, chaque postulant doit simplement remplir un bulletin d’adhésion daté et signé, précisant l’engagement de respecter les statuts et le règlement intérieur.
Une fois le bulletin d’adhésion transmis à l’Association, le membre est tenu de s’acquitter de la cotisation prévue. Un accusé de réception de l’adhésion sera transmis au membre, avec une copie du présent règlement intérieur.
Toute personne, physique comme morale, doit accepter intégralement et sans réserve les statuts de l’Association, ainsi que le présent règlement intérieur.

Documents à fournir:

  • Formulaire d’adhésion
  • Photo d’identité pour la carte de membre
  • Autorisation parentale pour les mineurs

ARTICLE 2 – Cotisation
Adhésion à l’Association
L’adhésion de nouveaux membres est soumise au versement d’une cotisation, dont le montant sera fixé chaque année lors de l’assemblée générale ordinaire de l’Association.
Pour l’exercice en cours, le montant de la cotisation s’élève à : 20 €
Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année, quelle qu’en soit la raison. La cotisation peut être payée en 4 fois, soit 5€ par mois.
Cette cotisation devra ensuite être versée par les membres tous les ans, afin de réitérer leur adhésion à l’Association.
Chaque membre sera avisé de la nécessité de renouveler sa cotisation tous les ans. Sans paiement de cette cotisation, une relance sera émise à l’encontre du membre par courrier ou email, accordant un délai de régularisation. Si à l’issue du délai accordé le membre n’a toujours pas procédé à la régularisation de sa cotisation, il sera radié de plein droit de l’Association.


ARTICLE 3 – Droits et devoirs des membres de l’Association
Les membres peuvent participer à l’ensemble des rendez-vous et des activités proposés par l’Association, dans la limite, le cas échéant, du nombre de places disponibles. Ils peuvent prendre part aux activités et aux projets de l’Association. Ils s’engagent à respecter les locaux et le matériel fourni par l’Association le cas échéant.
Les membres s’engagent à ne pas entraîner de préjudice moral ou matériel à l’Association et/ou aux autres membres. Ils s’engagent également à ne pas porter atteinte à autrui par des propos ou comportements inappropriés.
Les membres ont le droit et le devoir (sauf cas exceptionnels) de participer ou d’être représentés aux assemblées générales de l’Association, avec voix délibérative. Ils sont également éligibles au Bureau de l’Association ou au Conseil d’administration, à condition qu’ils soient à jour de leur cotisation.
L’association s’assure lors de ses actions à prendre en charge les personnes à mobilité réduite.

ARTICLE 4 – Procédures disciplinaires
Avertissement
Les membres de l’Association sont tenus de respecter les statuts et le présent règlement intérieur, ainsi que les consignes de sécurité données par les bénévoles. A défaut, lorsque les circonstances l’exigent, l’Association peut délivrer un avertissement à l’encontre d’un membre qui ne respecte pas les règles établies, dont l’attitude porte préjudice à l’Association, ou encore qui refuse de payer sa cotisation, sans que cette liste soit limitative.
Cet avertissement est donné par le Bureau de l’Association ou le cas échéant le Conseil d’administration sous forme de document écrit pouvant être informatique, après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’avertissement est engagée.
Les membres recevant deux avertissements seront soumis à une procédure d’exclusion, pour une durée provisoire ou définitive, telle que décrite ci-après.


Exclusion de l’Association
Conformément aux statuts, un membre de l’Association peut être exclu pour les motifs suivants, cette liste n’étant pas exhaustive :

  • Non-paiement de la cotisation ;
  • Détérioration de matériel ;
  • Comportement dangereux et irrespectueux ;
  • Propos désobligeants envers les autres membres de l’Association ;
  • Comportement non conforme avec l’éthique et les valeurs de l’Association ;
  • Non-respect des statuts et du règlement intérieur de l’Association.

Cette exclusion sera prononcée par le Bureau, le Conseil d’administration ou l’assemblée générale après témoignage du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée.
La radiation d’un membre peut intervenir outre les cas susmentionnés, par décision motivée du Bureau ou du Conseil d’Administration, pour des motifs graves et justifiés. Le membre visé par la mesure de radiation est averti par courrier recommandé avec accusé de réception, 15 jours avant la prise de décision effective, afin de lui permettre de s’expliquer devant l’organe de décision compétent. La mesure de radiation sera prise après audition du membre visé.
Toute agression, manque de respect, comportement ou communication portant atteinte à l’Association pourra donner lieu à une poursuite judiciaire et à radiation immédiate.
S’il le juge opportun, le Bureau ou le Conseil d’Administration de l’Association peut décider, pour les mêmes motifs que ceux indiqués précédemment, la suspension temporaire d’un membre plutôt que son exclusion. Cette décision implique, pour le membre concerné, la perte de sa qualité de membre et de son droit de participer à la vie de l’Association pendant toute la durée de la suspension. Si le membre suspendu était également investi de fonctions électives, la suspension entraîne automatiquement la cessation de son mandat.


ARTICLE 5 - Perte de la qualité de membre de l’Association
Dans les cas autres que ceux issus de sanctions disciplinaires comme décrits ci-dessus, les membres de l’Association perdent également leur qualité de membre en cas de décès, disparition ou de démission.
La démission d’un membre de l’Association se fait par simple lettre ou email, dont la rédaction est libre, adressé au Président de l’Association. Le membre démissionnaire est alors radié de la liste des membres de l’Association, et n’est plus redevable des cotisations futures. Aucune restitution de cotisation n’est due au membre démissionnaire. Le membre démissionnaire conserve la possibilité de renouveler son adhésion auprès de l’Association à tout moment.
En cas de décès, la qualité de membre de l’Association s’éteint avec la personne. Aucun ayant-droit ne saurait faire valoir le remboursement de tout ou partie du montant de la cotisation.



TITRE II – ACTIVITÉS ET LOCAUX DE L’ASSOCIATION


ARTICLE 6 – Déroulement des activités
L’Association est amenée à proposer des ateliers, animations ou des sorties en extérieur (convention, cinéma, atelier…). Tous les membres doivent veiller à renvoyer une image positive de l’Association.
Lorsque l’Association proposera des ateliers, les membres s’engageront à respecter le local et le matériel mis à disposition.  
Lors de la tenue d’un stand, les membres s’engagent à aider dans la mesure du possible à la tenue du stand mais aussi à son montage et/ou démontage. Les membres qui tiendront le stand devront être respectueux envers le staff et les visiteurs, être le plus disponible possible et respecter le planning mis en place pour l’occasion.
Les activités de l’Association se déroulent conformément aux statuts et au présent règlement intérieur de l’Association. Le présent règlement s’impose ainsi aux membres de l’Association, ainsi qu’à ses bénévoles.
Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles, qui peuvent notamment exclure ou interdire l’accès à tout membre ne respectant pas les règles de comportement et de sécurité en vigueur dans l’Association.
Il est demandé à chaque membre de l’Association de souscrire à une attestation de responsabilité civile, en vue des activités de l’Association.
Les annulations de dernière minute pourront être sanctionnées en cas d’abus.

Engagements des membres
Les membres sont tenus de respecter les dispositions de sécurité prévues par l’Association en toutes circonstances, et à se conformer aux consignes des bénévoles de l’Association. A défaut, la responsabilité de l’Association ne saurait être engagée.

ARTICLE 7 – Commissions
L’association peut créer des commissions de travail et de réflexion.  Ces commissions sont placées sous l’autorité direct du conseil d’administration, qui se réserve le droit de les refuser. Ces commissions peuvent être créés sur la demande d’un membre auprès du conseil d’administration et doit comprendre au moins deux membres, quel qu’ils soient. Elles doivent répondre à un but précis ou un sujet de réflexion touchant directement à l’association et n’étant pas encore pris en charge par celle-ci. La dissolution d’une commission peut se faire verbalement et par vidéoconférence entre membres du conseil d’administration et membres de commission. En cas de litige, la décision revient au conseil d’administration.

ARTICLE 8 – Gestion financière
Tous les membres peuvent prétendre aux remboursements des frais engagés après approbation du trésorier (achats matériaux pour l’association, payement d’un stand…) sur présentation d’un justificatif.
Cependant, aucun salaire ne peut être demandé par les membres pour des ateliers ou animations réalisées pour l’association. Le trésorier se garde le droit de refuser un remboursement s’il estime que celui-ci est abusif.  Le trésorier se charge de validé les achats, excepté pour ceux dépassant 50€ qui doivent être votés par le conseil d’administration.
Lors d’une vente d’une création réalisée par un membre de l’association, 80% de la vente reviendra directement à l’association. Le ou les créateurs toucheront 20%.

ARTICLE 9 – Locaux
Les membres de l’Association s’engagent à se conformer aux règles et usages des locaux utilisés par l’Association, telles que les consignes d’accès et d’utilisation des équipements, et à veiller à la bonne occupation des lieux. Ils s’engagent à avoir une tenue appropriée dans les locaux, qui soit adaptée en fonction de l’activité exercée.


TITRE III – FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION


ARTICLE 10 – Conseil d’Administration
La composition du Conseil d’administration de l’Association est décrite dans les statuts de l’Association.
Le Conseil d’Administration est en charge de la gestion de l’Association et de la préparation des travaux de l’Assemblée Générale, dont il établit l’ordre du jour et applique les décisions. Il est également compétent pour décider de la radiation d’un membre ayant commis une faute grave. Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire ou autoriser tous les actes ou opérations dans la limite de son objet et qui ne sont pas du ressort de l’Assemblée Générale. Il surveille la gestion des membres du Bureau et a le droit de se faire rendre compte de leurs actes. Il arrête également le budget et les comptes annuels de l’Association, cette énumération n’étant pas limitative.
Les décisions prises au sein du Conseil d’Administration sont prises à la majorité absolue des membres présents, qui ne peuvent être représentés. Un quorum de 7 membres est établie. En cas de partage des votes, la voix du Président emporte la décision.
Le Conseil se réunit au moins trois fois par an, sur convocation du Président ou à la demande d’au moins 50% de ses membres, qui ne perçoivent ni rémunération, ni compensation.
Tout membre du Conseil d’Administration qui, sans excuse, n’aura pas assisté à 3 réunions consécutives du Conseil, pourra être considéré comme démissionnaire.
Les membres du Conseil d’administration sont les suivants :
- Lucie LAINE
- Eôle PAULIN
- Julien RENARD
- Lucie LEFORT
- Neige DE MEULEMEESTER
- William RONDWASSER
- Marion DEFFARGES
- Cindy SCHAAL
- Heloïse GARCIA
- Maëlle VINCENT
- Hugo GARÇON
- Marie-Lise DELECLUSE

ARTICLE 11 – Bureau de l’Association
Ce Bureau de l’Association est composé :

  • D’une Présidente
  • D’une Vice-Présidente
  • D’une Secrétaire
  • D’une Trésorière
  • D’une Responsable Communication
  • D’une Responsable Partenariats

Toutes les fonctions des membres du Bureau de l’Association sont bénévoles.
Le Bureau est en charge de la gestion des affaires courantes de l’Association. Il se réunit sur convocation du Président, aussi souvent que l’exige l’intérêt de l’Association.
A l’issue de chaque réunion, un procès-verbal est dressé, qui rend compte de l’ensemble des points discutés et décisions prises.
Les fonctions sont cumulable au nombre maximum de deux par personne et que les fonctions de président et trésorier ne peuvent être cumulé avec un autre poste.
Tous les membres du bureau sont élus selon les modalités précisées dans les statuts de l’Association

Président
Le Président représente l’Association dans tous les actes de la vie civile. Il est investi de tous les pouvoirs à cette fin, et peut ester en justice au nom de l’Association, de convoquer les Assemblées Générales et de présenter le rapport moral.
La Présidente de l’Association est : Lucie LAINÉ

Vice-Président
Le Vice-Président a pour rôle de seconder le Président et de l’aider dans ces démarches.
La Vice-Présidente de l’Association est : Marion DEFFARGES

Secrétaire
Un secrétaire est désigné par les membres de l’Association, et agit sur délégation du Président en assurant à ce titre l’administration et la gestion de l’Association. Il a notamment pour attribution d’organiser la tenue des Assemblées Générales et de dresser les procès-verbaux et d’en assurer la transcription sur les registres. Il est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives.
La Secrétaire de l’Association est : Lucie LEFORT

Trésorier
Le Trésorier tient les comptes de l’Association, décide des dépenses courantes et présente à chaque Assemblée Générale Ordinaire un rapport financier.
Il est en charge de la gestion du patrimoine et la comptabilité de l’Association. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations, et rend compte à l’Assemblée Générale qui statue sur la gestion. Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes.
Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, le Trésorier pourra disposer d’un mandat spécial afin d’effectuer les actes bancaires nécessaires
La Trésorière de l’Association est : Maëlle VINCENT

Responsable communication
Le Responsable Communication est en charge de la gestion des communications et des canaux de diffusion pour l’Association (flyers, réseaux sociaux, cartes de visite…).
La Responsable Communication de l’Association est : Neige DE MEULEMEESTER

Responsable Partenariats
Le Responsable Partenariats est en charge de la gestion de tous les partenariats que détient l’Association. Il doit conserver tous les contrats de partenariats et assurer une communication régulière avec eux.
La Responsable Partenariats de l’Association est : Lucie LEFORT

ARTICLE 12 – Assemblée générale
Assemblée générale ordinaire
L’Assemblée Générale, qui réunit l’ensemble des membres de l’Association, est convoquée tous les ans par le Président ou Secrétaire, par un courrier (postal ou électronique) adressé quinze jours à l’avance, qui définira l’ordre du jour.
Lors de la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire, sont présentés aux membres :

  • Le rapport moral de l’Association, remis par le Président ;
  • Le rapport d’activité de l’Association, remis par le Secrétaire ;
  • Le rapport financier de l’Association comprenant le rapport de gestion et les comptes annuels, remis par le Trésorier ;
  • Tout autre document que le Bureau estimera nécessaire d’envoyer aux membres de l’Association en vue de la préparation de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale Ordinaire est compétente pour :
Approuver le rapport financier ;
Fixer le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée à verser par les membres ;
Renouveler les membres du Conseil d’Administration si celui-ci est institué ;
Délibérer les points inscrit à l’ordre du jour.
Les délibérations de l’Assemblée Générale Ordinaire sont prises à main levée à l’exception de celles relatives à l’élection du Conseil d’Administration s’il est décidé d’en instituer un, qui se font par bulletin de vote secret.
Les décisions de l’Assemblée Générale Ordinaire s’imposent à tous les membres de l’Association.

Assemblée générale extraordinaire
Toute décision relative à la modification des statuts de l’Association, sa dissolution, fusion ou affiliation avec une Association poursuivant un objectif similaire, ainsi qu’à la disposition ou acquisition des biens de l’Association, ne peut être prise que par l’Assemblée Générale Extraordinaire, réunie sur convocation du Président, du Conseil d’Administration s’il y en a un ou à la demande de 50% des membres inscrits.
Les délibérations de l’Assemblée Générale Extraordinaire sont constatées sur des procès-verbaux contenant le résumé des débats, le texte des délibérations et le résultat des votes. Ils seront rédigés par le Secrétaire et signés par le Président, et seront retranscrits dans l’ordre chronologique sur le registre des délibérations de l’Association.


TITRE IV – DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 13 – Déontologie et savoir-vivre
Toutes les activités de l’Association doivent se pratiquer dans un esprit d’ouverture, de bénévolat, de tolérance et de respect. Tout comportement contraire à l’éthique et aux valeurs de l’Association pourra être soumis à poursuite. Par ailleurs, il ne doit pas être fait état de prosélytisme religieux ou politique ou de discrimination quelle qu’elle soit. Les membres s’engagent à demeurer modérés, consciencieux, calmes et neutres sur le plan politique, philosophique ou religieux. Par ailleurs, tout acte de harcèlement moral, physique ou sexuel sera lourdement condamné.

ARTICLE 14 – Confidentialité
La liste de l’ensemble des membres de l’Association est strictement confidentielle. Tout membre de l’Association s’engage à ne pas divulguer à autrui les coordonnées et informations personnelles des autres membres de l’Association, qu’il a connues par le biais de son adhésion à l’Association. L’Association s’engage par ailleurs à respecter la charte de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Le fichier des membres de l’Association ne pourra être communiqué à quelconque personne étrangère ou entreprise en faisant la demande. Ce fichier, comprenant les informations recueillies auprès des membres nécessaires pour l’adhésion à l’Association, peut donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification des données par chaque membre, selon les dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

ARTICLE 15 – Adoption, modification et publicité du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur est établi conformément aux statuts de l’Association, et est ratifié par l’assemblée générale ordinaire de l’Association.
Sur proposition des membres de l’Association, du Bureau ou du Conseil d’Administration de l’Association, il pourra être procédé à sa modification lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle, après ratification selon les modalités décrites dans les statuts de l’Association. Une fois modifié, une copie du présent règlement intérieur sera transmise à l’ensemble des membres dans un délai de 30 jours après la modification. Le présent règlement intérieur est aisément modifiable, à condition que les modifications l’altèrent ni ne remettent en cause les principes fondateurs ainsi que les règles émises dans les statuts de l’Association.

Le présent règlement intérieur sera adressé à l’ensemble des membres de l’Association, ainsi qu’à tous les nouveaux adhérents. Un exemplaire sera affiché dans les locaux de l’Association.

« Fait à Tours, le 14 Septembre 2018 »

Lucie LAINÉ
Présidente de Cos’Castle
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